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【爆速】業務完了報告メールが一瞬で送れるOutlook術

※本記事では一瞬で業務完了報告メールを送る方法を紹介しています。

なお過去記事、メールを見逃さないOutlook運用術の追加記事になります。

お読みになられていない方は確認してから読んでいただいた方がわかりやすいと思います。

完了報告メールが一瞬で送れるOutlook術

前回の見逃さないOutlook運用術でこんなコメントを書いています。

社会人として業務完了報告メールは大切ですが、すべてに返していると、なんだかんだ時間がかかります。

でも返信は必須です!!それでも何とか時短につなげたい!!こういったお悩みに答えるために今回完了報告メールが一瞬で送れるクイック操作の方法を紹介したいと思います。

チクチク
時短効果かなり大きいので是非やってみてください。

 

設定方法

設定方法は前回同様にクイック操作を用います。

受信トレイ→ホームタブをクリックして下さい。

以下画面が出ると思います。

クイック操作の文字の右側、□と↘を組み合わせたボタンを選びます。

つづいて新規作成→カスタムをえらびます。

詳しい設定は以下の通り

  • 名前:完了報告
  • アクション:全員に返信
  • オプション(全員に返信を選択後、オプションの表示(W)を選択すると出てきます)
  •  件名:完了報告:<件名>
  •  フラグ:なし
  •  重要度:変更なし
  •  テキスト:よく使う完了メールの文章を張り付けてください。最後に署名も忘れずに入れましょう。
  • 1分間待機してから自動的に送信にチェック
  • アクション2:開封済みにする
  • アクション3:フォルダーへ移動(移動先はアーカイブ)
  • ショートカットキー:任意の番号を振り分けてください。私は右手に近い9を使っています。(押しやすい→時短になるため)

 

チクチク
最終的な画面はこんな感じになります。

 

 

1分間待機してから自動的に送信?

なんでこんな面倒なことをするかというと理由は2つあります。

 

一つ目はあ!!間違って送っちゃった!!』という場合に対応するためです。

このクイック操作は押した瞬間に送信までされてしまいます。

そのため待機時間がない場合押し間違えに対応することができません。

修正用のインターバルとして設定しています。

 

二つ目は『宛先を追加するため』です。

クイック操作はシステム的に任意の宛先を本文中に追加することができません。

社内の完了メールでしたら問題になりませんが、宛先が必須の対象に送るには不適切です。

送った後におくり先を追記するために設定しています。

まぁ正直、そこまでする必要がある相手に完了メールを送るときは大人しくCtrl+Rで返信メールを書いた方がいいです。

チクチク
このクイック操作はあくまで社内の報告用メールの簡略化と割り切った方がよいと思います。

 

運用方法

それでは実際の運用方法を紹介します。

基本的な運用方法はメールを見逃さないOutlook運用術の中で使用します。

メールを見逃さないOutlook運用でメールをさばいていくうちに、対応が完了したメールに出くわすと思います。

そういったメールは2周目の対応フェーズにて、対応を実施します。ここまでは今までと同じです。

違うのは対応が完了したメールを開きながら設定したショートカットキー(私の場合はCtrl+Shift+9)を押すという1点だけです。

この単純な処理だけで返信ならびにアーカイブへの移動が完了します。

件名も元々のメールの件名になっているはずです。送信まで1分ありますのでちゃんと遅れているか確認してみてください。

 

あとがき

あとがき実際に使ってみると実感されると思いますが、爆速じゃありませんか?

通常だとメール書いて、署名入れて、確認して送信クリックという対応だと思います。

なんだかんだ30秒弱かかりますよね?それが1秒未満です。

10通さばけば5分くらいの時短につながります。

毎日使う業務ですので、1年にするとかなり大きな違いになりますし、報告メールは依頼者にとってもありがたいので業務評価向上にもつながると思います。

チクチク
Outlookのクイック操作はいろいろなことができますので試してみてください。
チク子

他にもこんなことで困っているということがあれば、Twitter並びに問い合わせフォームでご相談ください。なにかテクニック持っているかもしれません。