隙間時間が活用できない人に贈る15分刻みのタスク管理方法【空き時間活用】

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今回の記事は隙間時間の活用方法についてです。
新入社員の皆さんはこんな悩みはありませんか?
・ついつい隙間時間にダラダラしてしまう
・隙間時間を活用できず内勤時間が足りない!
・少しの時間でその都度PCを開くのが正直面倒…

これ…非常によくわかります。私も最近までそうでした!
さらにダラダラするとやる気も失い、その後の顧客訪問に影響を与えることすらありました。

チク子
ダラダラってやる気を奪いますよね…
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チクチク

隙間時間活用するために過去いろいろな方法を試してきましたが、
明らかに効果があった方法が一つだけあります。
さらに営業所の何人かにも試してもらったところ
再現性も確認できましたので紹介します。

隙間時間を活用する方法

隙間時間を活用する方法

まずは以下アプリをインストールします。

それはGoogle ToDo リストです!
そして後述するルールに従って運用を行います。

すでにインストールしている人も多いかと思いますが、
まだしてないよーという人は以下ボタンからインストールしてください。

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インストールできらたウィジェット機能を使って
こんな感じでホーム画面に貼り付けてしまいましょう!
これで簡単にタスクが確認できます!
チク子
ちなみにGoogleアカウントで連携するので
Googleカレンダー上からPCで編集することも可能です!
メールの内容などを貼り付けたいときも大丈夫!
※身バレ防止のために一部修正しております。
なお数あるToDoアプリの中からGoogle ToDo リストを選んだ理由は
  1. ウィジェット機能がある
  2. クラウドで複数機器で連携できる
  3. 運営がGoogleでセキュリティ面で安心できる
  4. 使い方が簡単(誰でも直感的に使用できる)

 

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こんな理由です。
格別こだわりはありませんので
他に使っているアプリがありましたらそちらでも構いません!
ダウンロードができましたら以下ルールで運用します。
ルール1:タスクは15分刻みで分割する。
ルール2:日時までしっかりと入力する。
ルール3:ルーチンワークは繰り返し登録する。
ルール4:ルーチンワークに「明日の業務をひとつ実施する」を入れる。
ルール5:自己投資の時間も入れるのがオススメ。
ルール6:あとはひたすら隙間時間に終わらせられるものを消していく。
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運用方法の詳細は後述します!

 

なぜ今更ToDoリスト?意思決定資源を節約しよう!

なぜ今更ToDoリスト?意思決定資源を節約しよう!

具体的なルールの紹介に移る前に、なぜ今更ToDoリストなのか…その理由を紹介させてください。
いいからルール教えろ!という人は本稿は読み飛ばしてください。

隙間時間を活用できない理由をズバリ一言で言うと
「あー何しなきゃいけないんだっけなー?」
と隙間時間に入るたびに考える時間と言い切っていいです。

チク子
身に覚えありませんか?
隙間時間を活用できない人は、空き時間ができるたびに、その都度、意思決定資源を使っています。
有名な話ですが、意思決定は資源です!1日に使える意思決定の量は個人個人で決まっています。
アップルの創業者であるスティーブ・ジョブズは意思決定を限りなく節約するために、洋服のコーディネートを統一し毎日同じ服を着ていたと言うのは有名ですよね。
空き時間ができるたびにやることと時間配分を考えていたのでは、簡単に意思決定資源が枯渇
「めんどくさい!今は何もしたくない!」
と言う状態になってしまいます…人間は楽をしたい生き物ですので、こればかりはどうしようもありません。逆に言うと、空き時間ができた時にやるべきことと時間配分が明確になっていると意思決定資源を節約し、面倒と感じることなく次の業務に取り掛かれます。つまり大切なことは、今使える時間と業務&所要時間を瞬時にマッチングさせる方法です。
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これにGoogleToDoリストを活用します!

運用ルール

運用ルール

ルール1:タスクは15分刻みで分割する。
ルール2:日時までしっかりと入力する。
ルール3:ルーチンワークは繰り返し登録する。
ルール4:ルーチンワークに「明日の業務をひとつ実施する」を入れる。
ルール5:自己投資の時間も入れるのがオススメ。
ルール6:あとはひたすら隙間時間に終わらせられるものを消していく。

タスクは15分刻みで分割

まずはアプリに全てのタスクを収納しましょう!
その時のポイントはタスクを15分で終わる内容に分割することです。
例えば1時間かかる10ページの資料作成の場合、2枚資料を作る×5タスクを作成します。

なぜこんな面倒なことをするかと言うと、まとまった空き時間の方が少ないからです。
空き時間の多くは15分から30分ですよね?あ…15分くらい空いたな…ってことは多くありませんか?
分割することでその15分を活用できます。

もし1時間かかる業務がToDoに記載されていたら、その業務は後回しになってしまいます。
そうすると結局空き時間を活用できなくなってしまうので、それを防ぐために分割を行います。

また15分ごとに分割すると言う作業を加えることで、その業務がどれくらいの時間がかかるのか考える効果もあります。
業務の必要時間の把握なくして効率化はできませんよね?15分ごとに分割することで必要時間が自ずと見えてきます。

日時までしっかりと入力

15分ごとにタスクを分割したら、締め切り日をどんどん入力していきましょう!
最低限、日にちの入力は必須です。タスクなんで当然ですよね。

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物によっては時間まで入力しましょう!

ルーチンワークは繰り返し登録

日時&締め切りを入力していく中で、毎日実施するものや、毎週実施するものが出てくるはずです。
そう言うものは繰り返し設定をしていきましょう!

GoogleToDoは毎日、毎週、毎月、毎年&日にち指定と細かい繰り返し設定が可能です。

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参考までに私が設定しているものの一部を紹介します。

毎日実施するもの

  1. 業務記録の入力
  2. 車内の清掃
  3. メール確認を5通(朝)
  4. メール確認を5通(夕)
  5. 会社の研修動画を一つ確認

業務記録の入力は昨今のMRの宿命ですね…
車内の清掃はAM8時ごろに設定して1日気持ちよく過ごせるようにしています。(簡単な清掃です)

メールを5通をしていますが、実際はほとんどさばいています。
ただ、全部!さばく!とかですと受信メール数によってはやる気を失いかねないので
15分あれば返信含めてさばける量を5通と決めて設定しています。

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なおメールを高速でさばき、さらに見逃しがなくなる方法については
以下記事を参照ください!

【できるビジネスマンを目指して】メールを見逃さないOutlook運用術

毎週やるもの

  1. かばんの清掃
  2. 新しい講演会案内状など資料の印刷
  3. アポだし
  4. 翌週の説明会の弁当チェック
  5. NEJMやJAMAのチェック

MRバッグって1週間もすると使わない資料で重くなってくるので、都度整理する時間を設けています。
同様に講演会の案内状を1週間ごとに更新、NEJMやJAMA、Lancetなんかの確認は更新が多い木曜日に設定しています。

毎月やるもの

  1. 各種社内的な月初月末業務
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これは説明は入りませんねw
この他にも隔週で実施するものや、決まった日にちに実施していることがあります!
あ!これルーチンだな!と思ったらガンガン登録していってください!

「明日の業務をひとつ実施する」を入れる

この他にも毎日実施するルーチン業務に一つだけ加えるのをオススメしたいのが
「明日の業務を一つ実施する」という項目を就業時間間際に設定することです。

毎日がいいコンディションのまま進むわけがないので、余裕のある時に業務を進めておく…
と言う視点からこの項目を入れることをオススメします。

これを入れることで毎日翌日の業務量を確認する習慣が着きます。
さらに実施して、他に簡単なものがあれば終わらせることもできますので、業務の先取りが可能です。

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これを入れることで実施する業務が少ない日は翌日の業務を先取りできるので、日にちごとの業務の偏りを減らす効果もあります。

自己投資の時間も入れる

この他にも自己投資の時間も15分刻みで設定しましょう!

私は現在以下2つのタスクを設定しています。

  1. ブログ15分記載×2
  2. 英語関連タスク×7

英語に関しては過去英語関連の記事作成の際にフォロワーさんに進められたスタディサプリを実施しています。
もともと隙間時間を活用した英語学習というコンセプトが15分刻みのタスク管理と相性が非常に良いです。

  • リスニング問題1パート×2
  • 文法1パート×4
  • 英単語10パート(100個)
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チクチク
今のところ30日以上継続出来ているので
15分刻みのタスク管理で効果が感じられたら試してみてください!
まじでオススメ!

あとはひたすら隙間時間に終わらせられるものを消していく

ここまでできたら、あとは簡単です。
隙間時間ができたら、その時間で消化できるものを
携帯のウィジェットで確認…即終わらして消していく!!

これをやればやるべきことを考える時間を極力減らし
機械的に業務を進めることが可能です!

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チクチク
リストは適宜更新してPDCAを回しブラッシュアップしていきましょう!

まとめ

まとめ

・ついつい隙間時間にダラダラしてしまう
・隙間時間を活用できず内勤時間が足りない!
・少しの時間でその都度PCを開くのが正直面倒…
上記悩みを抱えている方向けにGoogle ToDoを活用した15分刻みのタスク管理術を紹介させていただきました!
私はこの方法を使って明らかに業務効率が向上しました!また冒頭で紹介した通り営業所でも再現性を持って成果を収めた方法です。
同じ悩みを抱えている人の助けになれば嬉しく思います!

喜ぶチクチク
チクチク
うまくいったよ!という人や
めっちゃいいやん!!と思った人は
下にあるコメント欄に感想をいただけると嬉しいです!

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