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【出来るビジネスマンを目指して】メールを見逃さないOutlook運用術

この記事では

  • メールの見逃しが減るOutlookの運用方法
  • Outlookを用いた時短方法

上記2点をメールの見逃しに苦しみまくった筆者が紹介しています。

メールを見逃さないためのOutlook術

ビジネスマンが最も使うアプリケーションってなんなんでしょう。

Word、Excel等々ありますが、ほとんどの人に当てはまるNo.1業務使用アプリケーションはOutlookだそうです。

にもかかわらず、Outlookの運用ってほぼ自己流ではありませんか??

正直個人の特性による部分も大きく、どんなにメールが来ても全く問題なく運用できる人もいらっしゃいます。

しかしながら、うまく運用できず、メールを見逃し会社から叱責される...そんな問題意識を抱えている方も多いのではないでしょうか。

 
ぶっちゃけ私がそうでした。5年くらい苦しみました。

これは私見のグチですが、最も使うアプリケーションの運用について会社が全く研修を行わないっておかしいと思うんです。

なにも確認せず最もやる業務を出来て当たり前と判断するのは間違っていますし、

メールコミュニケーションを円滑にすることはリモート時代のこれからには必須だと思っています。

フォルダ分けや即レス等々、いろいろ試しましたが相性が悪かった様でなかなかコレ!!といった運用方法が定まりませんでした。

しかし、ある本に助けられ、自己流の部分とあわさり、現在はTwitterでも紹介した運用方法に落ち着きました。

結果、見逃しが減り業務ストレスが大きく削減されました!!

https://twitter.com/mrnetinfo/status/1299332799653052422?ref_src=twsrc%5Etfw

正直Twitterの140字だけでは伝えきれませんのでこの記事で図解していきたいと思います。

 
ちなみに助けられたのはこの本です。時短が前面に押されていますが、私としては見逃し激減効果が大きかったです。他にも多くのテクニックが載っている良書だと思います。

設定に進む前に…

設定に進む前に…

設定に進む前に確認です。

あなたは携帯電話でご覧になっていますか?PCですか?

  • 携帯でしたらこのままお進みください。
  • Windowsの場合は「Ctrl+←」でOutlookと2画面表示
  • Macの場合は左上の緑色の全画面ボタンを長押ししてSprit Viewを起動して2画面にして作業しまししょう!!

Macはこのボタンを長押ししましょう。

 

 
Outlookとこの画面を行き来すると訳わからなくなりますので…それを防ぐためです。

メールは大きな画面で見よう!(Step1)

メールは大きな画面で見よう!!

コレ簡単なことなんですけど、最も大事なので最初に書いています。

見逃しを防ぐ為にメールを大画面で読むことから初めましょう!

初期設定だと件名と内容が同時にみれる画面になっているため、ついついそのままメールを確認してしまいがちです。

しかしながら、やたらと冗長なメール送ってきて最後に用件を書く人いませんか?

初期設定だとこういったメールの要件を確認するためにはスクロールしなければなりません。

スクロールは無駄な時間を使うことにもなりますし、最後に用件があることに気付けなければ見逃しに直結します。

個人的にはコレって見逃しを助長するテロ行為だと思っています。

テロ行為なんですけど、見逃したらこっちの責任です。死ぬ気で防ぎましょう。

こういったテロにも対応するために、メールはダブルクリックして最大画面でみましょう!!!そうするだけで、メールの全容が一瞬で把握できるため読み逃しが激減します。

スクロールも減って時短につながります。いいことだらけです。

再掲になりますが、ここが最大の肝です!!

 
肝なので、設定をいじって大画面でしかメールを確認できない様にしてしまいましょう!!
  1. Outlookを開きます。
  2. 受信フォルダを開きます。
  3. 表示タブを選択します。
  4. 閲覧ウインドウを選択しオフにします。

コレで大きな画面でしかメールが読めなくなりました。

 
でも読み終わった後いちいち閉じるの面倒じゃない?
 
それを面倒ではなくするためにアーカイブフォルダとクイック操作を使うよ!!設定も面倒ではないから安心してね!!

アーカイブフォルダを作ろう!(Step2)

アーカイブフォルダは最近のアウトルックではデフォルトで入っていることも多いです。

既に準備されている場合は何もする必要がありません。

ない場合はフォルダを新規作成してアーカイブと名付けてください。

ぶっちゃけ名前はなんでもいいです。まぁアーカイブは無難だと思います。

 
なおアーカイブは書庫という意味です。

クイック操作を設定しよう!(Step3)

いちいちメールを閉じずにサクサクさばく為にはクイック操作を利用します。

クイック操作は特定の行動を覚えさせてクイックに使える様にします。

OutlookにおけるEXCELのマクロみたいなものです。

複数の行動をワンクリックで出来る様にします。

ワンクリックで定型文の返信なんかもできちゃえる便利機能です。

そんなに難しくないので弄っていれば覚えられると思います。

今回は「読み終わったメールを既読メールにアーカイブに移動させる」という命令を覚えさせます。

まずOutlookホームタブのクイック操作をクリックします。

クリック操作文字の右隣に↘と□を組み合わせたボタンがありますよね?ここをクリックしてください。

クイック操作の管理画面が立ち上がりますので

新規作成(N)をクリックして「フォルダーへ移動」を選択してください。

すると「初回使用時のセットアップ」という画面が立ち上がります。

「オプション」を迷わず選びましょう!!

オプションを選んだら

  • 名前:アーカイブに移動
  • アクション:「フォルダに移動」
  • 移動先:「アーカイブ」
  • アクション2:開封済みにする
  • ショートカットキー:Ctrl+Shift+1

と設定します。

Ctrl+Shift+1としていますが2,3,4どれでもいいです。ただメチャクチャ使うので覚えやすい1が良いかな?と思います。

 

ついでにフラグを設定するクイック操作も行ってしまいましょう。

同様にクイック操作の新規作成を行い「フラグを設定して移動」を選択します。

上記画像の様に設定し、オプションでショートカットキーはCtrl+Shift+2を設定しましょう。

フラグは対応開始が未来になる今すぐ返信できないメールに遭遇した時に使います。(詳しくは後述します)

 
環境設定はこれで終わりです!!次はソフト面です。3つだけ覚えてもらいます。

3つのショートカットキーを覚えよう!(Step4)

3つのショートカットキーを覚えよう!

ここまでの設定を活かしサクサク運用するためには3つだけショートカットキーを覚える必要があります。

簡単なので許してください。

  1. Ctrl+enter:メールの送信。
  2. Ctrl+R(Reply):メールの返信。
  3. Ctrl+<,Ctrl+> :次のメール、前のメールに移動する。

コレだけです。様々なショートカットがありますが最も使用頻度が高いトップ3です。

 
まずはコレだけでいいので覚えましょう!!

それでは運用を実践しましょう!(最終Step)

それでは運用を実践しましょう!!

3ヶ月以上前のメールは全てアーカイブに移動してしまいましょう。

ほとんど対応終わっていますよね。古いメールにはお引っ越ししてもらいます。

実践は2つのフェーズに分かれています。

寄り分けフェーズと対応フェーズです。

このOutlook術は1周目寄り分け、2周目対応というフェーズに分かれています。

それぞれフェーズごとに分けて紹介していきます。

寄り分けフェーズ

まず1番古いメールを選択してダブルクリックします。

メールを開いたら条件ごとに以下対応を行います。

  • そのメールが対応の必要のないメールならばCtrl+Shift+1でアーカイブに移動
  • 対応が必要ならばCtrl+<を押して次のメールを開く
  • 対応開始日時が未来ならばCtrl+Shift+2を押してフラグ設定してアーカイブに移動

この作業を機械的に行っていきます。

読んで、対応の可否を判断するだけです。実際の対応はまだ行いません。

まずは対応したい気持ちを抑えて読むことに集中し寄り分けてください。

読むというシングルタスクに集中することで業務スピードを上げ、見逃しを減らす狙いがあります。

やってみると、めちゃくちゃ効率的なのがわかると思います。

サクサク対応が必要なメール、必要ないメール、将来必要なメールが分けられていきます。

全て終わると

  • 対応が必要なメール:受信フォルダ
  • 必要ないメール:アーカイブフォルダ
  • 将来必要なメール:フラグ設定完了

と寄り分けられた状態になります。

対応フェーズ

対応フェーズはフラグを立てたメールの日程整理から行います。

クイック操作で設定したフラグには日時設定をしていないので、まずは日時設定をして忘れない様に調整します。

フラグがたったメール自体はTodoリストに集まっていますので、そこでメールを開いて対応してください。

Todoリストが受信トレイ表示されていない場合は

  1. 受信トレイを選択
  2. 表示タブを選択
  3. To Doバーを選択
  4. タスク(T)にチェックをいれる

コレで表示されるはずです。

フラグの日時整理ができたら、先ほどと同様に受信トレイの最も古いメールを確認します。

受信トレイに残っているメールは全て対応が必要なメールです。順番に対応していきましょう。

一度しっかり読んでいますので、1周目よりは読むのに時間がかからないと思います。

 

対応が完了したらCtrl+Rを押して完了報告メールを作成します。

できたらCtrl+enterで送り、Ctrl+Shift+1で元メールをアーカイブフォルダに移動します。

 
完了メールは社会人としてのマナーなのでコレも機械的に送りましょう。

なお完了メールを高速で送る方法は以下記事を参考にしてください。

過去記事:【爆速】業務完了報告メールが一瞬で送れるOutlook術

 

コレを繰り返し、全てのメールが受信トレイから消えましたらメール業務終了です。

こうすると受信トレイにどれだけメールが残っているか??を確認することで必要な内勤量もわかりますし、残っているメール=対応が必要なメールですので、やり忘れも起こりません。

毎日決まった時間にメール確認とフラグをたてたTo Doリストを確認するだけで業務のやり残しやメールの対応のこしがなくなります。

あとがき

私自身本当にOutlookの管理に悩みましたし、多くの方に迷惑をかけてしまいました。

Outlookの管理には恐らく適性があります。適性のある人にとってはなんで出来ないの?といった感じだと思います。

でも出来ないんです。怠けるつもりはないんですけど出来ないんです。

この方法はそういった悩みを抱えているアウトルック不適合者の同胞にとって福音になりうると思っています。実際、私自身救われました。

文章ですので少々わかりにくいところもあったかと思います。不明点はいつでもお問い合わせフォームとTwitterでご質問ください。

 
少しでも苦しむ同胞が減ればいいなと思います。