この記事では
メールの見逃しに
苦しみまくった筆者が
- メールの見逃しが減るOutlookの運用方法
- Outlookを用いた時短方法
上記2点を
紹介しています。
本記事の効能効果
15分でメールを見逃さないためのハード面、ソフト面のスキルが身に付きます。
メールを見逃さないためのOutlook術
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/2-10-1024x633.png)
ビジネスマンが最も使う
PCアプリってなんなんでしょう?
Word、Excel等々ありますが、
ほとんどの人に当てはまる
No.1業務使用アプリケーションは
Outlookです。
にもかかわらず、
Outlookの運用って
ほぼ自己流ではありませんか??
正直個人の特性による部分も大きく、
どんなにメールが来ても
全く問題なく運用できる人もいらっしゃいます。
しかしながら、うまく運用できず、
メールを見逃し会社から叱責される...
そんな問題を抱えている方も
多いのではないでしょうか?
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/8237942ed1a6aad6a000c5fde3ec175f-150x150.png)
5年くらい苦しみました。
これは私のグチですが、
最も使うアプリの運用について
会社が全く研修を行わない
っておかしいと思うんです。
なにも確認せず
最もやる業務を出来て当たり前と
判断するのは間違っていますし、
メールコミュニケーションを円滑にすることは
リモート時代のこれからには必須です。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/ec1f905a2139d3729259bc6e478267c1-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/ec1f905a2139d3729259bc6e478267c1-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/ec1f905a2139d3729259bc6e478267c1-150x150.png)
効率的なOutlookの使い方は
研修するべきですよね
フォルダ分けや即レス等々、
いろいろ試しましたが
相性が悪かった様でなかなか
コレ!!といった
運用方法が定まりませんでした。
しかし、ある本に助けられ、
自己流の部分とあわさり、
現在はTwitterでも紹介した
運用方法に落ち着きました。
結果、見逃しが減り
業務ストレスが大きく削減されました!
1アウトルックのクイック操作でフォルダ移動をショートカット登録
— チクチク@お薬ブログ (@mrnetinfo) August 28, 2020
2対応終わったメールはショートカットでアーカイブフォルダに飛ばす。
受信フォルダには未対応のメールだけが残る。
3期間空いてから対応するものだけはタスクとして登録したらアーカイブ
コレはマジでオススメですよ。 https://t.co/hfQQK80HxS
正直Twitterの140字だけでは伝えきれませんので
この記事で図解していきます。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/517b4e57619372e3a9c848b5e930f395-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/517b4e57619372e3a9c848b5e930f395-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/517b4e57619372e3a9c848b5e930f395-150x150.png)
助けられたのはこの本です。
時短が前面に押されていますが、
私もは見逃し激減が大きかった…
多くのテクニックが載っている
良書です。
設定に進む前に…
![設定に進む前に…](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/3-9-1024x633.png)
![設定に進む前に…](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/3-9-1024x633.png)
設定に進む前に確認です。
あなたは
スマホでご覧になっていますか?
PCですか?
- スマホでしたらこのままお進みください。
- Windowsの場合は
「Ctrl+←」&「Ctrl+→」で
Outlookと2画面表示 - Macの場合は
左上の緑色の全画面ボタンを長押しして
Sprit Viewを起動して2画面にしましょう!!
Macはこのボタンを長押ししましょう。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
訳わからなくなりますので…
それを防げます。
メールは大きな画面で読む(Step1)
![メールは大きな画面で見よう!!](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/5-4-1024x633.png)
![メールは大きな画面で見よう!!](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/5-4-1024x633.png)
コレ簡単なことなんですけど、
最も大事なので最初に書いています。
見逃しを防ぐために
メールを大画面で読むこと
これから初めましょう!
初期設定だと件名と内容が
同時にみられる画面になっているため、
ついつい、
そのままメールを確認してしまいがちです。
しかしながら、あなたの周りにも
やたらと冗長なメール送ってきて
最後に用件を書く人いませんか?
初期設定だと
こういったメールを確認するためには
スクロールしなければなりません。
スクロールは
無駄な時間を使うことにもなりますし、
最後に用件があることに気付けなければ
見逃しに直結します。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/ec1f905a2139d3729259bc6e478267c1-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/ec1f905a2139d3729259bc6e478267c1-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/ec1f905a2139d3729259bc6e478267c1-150x150.png)
見逃しを助長する
テロ行為だと思っています。
テロ行為なんですけど、
見逃したらこっちの責任です。
死ぬ気で防ぎましょう。
こういったテロにも対応するために、
メールは全体が確認できる
最大画面で読みましょう!!!
メールの全容が
一瞬で把握できるため読み逃しが激減します。
スクロールも減って時短につながります。
いいことだらけです。
再掲になりますが、
ここが最大のポイントです!
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
大画面でしかメールを確認できない
設定にしましょう!!
- Outlookを開きます。
- 受信フォルダを開きます。
- 表示タブを選択します。
- 閲覧ウインドウを選択しオフにします。
コレで大きな画面でしか
メールが読めなくなりました。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
その都度閉じるの面倒じゃない?
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
アーカイブフォルダと
クイック操作を使うよ!!
設定も面倒ではないから
安心してね!!
アーカイブフォルダを作ろう!(Step2)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/4-7-1024x633.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/4-7-1024x633.png)
アーカイブフォルダは
最近のアウトルックでは
デフォルトで入っています!
デフォルトで入っている場合は
何もする必要がありません。
自身のPCを確認して、ない場合は
フォルダを新規作成して
アーカイブと名付けてください。
ぶっちゃけ名前はなんでもいいです。
まぁアーカイブは無難でしょう。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
クイック操作を設定しよう!(Step3)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/6-1-1024x633.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/6-1-1024x633.png)
その都度メールを閉じずに
サクサクさばくためには
クイック操作を利用します。
クイック操作は特定の行動を覚えさせて
ワンクリックで使える様にする機能です。
Outlookにおける
EXCELのマクロみたいなものです。
複数の行動をワンクリックでできる様にします。
定型文の返信なんかもできちゃう便利機能です。
そんなに難しくないので触っていれば
簡単に覚えられます。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
クイック操作の設定手順
まずOutlookホームタブの
クイック操作をクリックします。
クリック操作文字の右隣に
↘と□を組み合わせたボタンがありますよね?
ここをクリックしてください。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
クイック操作の管理画面が立ち上がりますので
新規作成(N)をクリックして
「フォルダーへ移動」を選択してください。
すると「初回使用時のセットアップ」
という画面が立ち上がります。
「オプション」を迷わず選びましょう!!
オプションを選んだら
- 名前:アーカイブに移動
- アクション:「フォルダに移動」
- 移動先:「アーカイブ」
- アクション2:開封済みにする
- ショートカットキー:Ctrl+Shift+1
と設定します。
Ctrl+Shift+1としていますが
2,3,4どれでもいいです。
ただメチャクチャ使うので
覚えやすい1が良いかな?
ついでにフラグを設定する
クイック操作も行ってしまいましょう。
同様にクイック操作の新規作成を行い
「フラグを設定して移動」を選択します。
上記設定を行い
ショートカットキーはCtrl+Shift+2を設定しましょう。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
今すぐ返信できないメールに
遭遇した時に使います。
(詳しくは後述します)
移動/削除後に開くアイテムの設定
ここまでできましたら
一箇所だけチェックします。
移動/削除後に開くアイテムの設定です。
- フォルダタブ→オプション
これでOutlookのオプション設定に進みます
そしてメールタブの最下部
移動/削除後に開くアイテム(Q)が
前のアイテム
になっているか確認してください。
これが外れていると
今回の設定が最大限の効果を発揮せず
サクサク動かなくなります。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/517b4e57619372e3a9c848b5e930f395-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/517b4e57619372e3a9c848b5e930f395-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/517b4e57619372e3a9c848b5e930f395-150x150.png)
次に実際の運用方法を紹介します。
3つのショートカットキーを覚えよう!(Step4)
![3つのショートカットキーを覚えよう!](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/7-2-1024x633.png)
![3つのショートカットキーを覚えよう!](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/7-2-1024x633.png)
ここまでの設定を活かしサクサク運用するためには
3つだけショートカットキー
を覚える必要があります。
簡単なので許してください。
- Ctrl+enter:メールの送信
- Ctrl+R(Reply):メールの返信
- Ctrl+<またはCtrl+> :次、前のメールに移動
コレだけです。
さまざまなショートカットがありますが
最も使用頻度が高いトップ3です。
それでは運用を実践しましょう!(最終Step)
![それでは運用を実践しましょう!!](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/8-1024x633.png)
![それでは運用を実践しましょう!!](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/8-1024x633.png)
まずは3ヶ月以上前のメールは
全てアーカイブに移動してしまいましょう。
ほとんど対応終わっていますよね。
適当に選択して
先ほど設定した
Ctrl+Shift+1
これで一気にアーカイブに移動できます。
それができたら
直近のメールをさばきます。
実践は2つのフェーズに分かれています。
寄り分けフェーズと対応フェーズです。
このOutlook術は
1周目寄り分け
2周目対応
というフェーズに分かれています。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
分けて紹介していきます。
寄り分けフェーズ
まず1番古いメールを選択して
ダブルクリックします。
メールを開いたら条件ごとに以下対応を行います。
- そのメールが対応の必要のないメールならばCtrl+Shift+1でアーカイブに移動
- 対応が必要ならばCtrl+<を押して次のメールをひらく
- 対応開始日時が未来ならばCtrl+Shift+2を押してフラグ設定してアーカイブに移動
この作業を機械的に行っていきます。
読んで、対応の可否を判断するだけです。
実際の対応はまだ行いません。
まずは対応したい気持ちを抑えて
読むことに集中し
寄り分けてください。
読むというシングルタスクに集中することで
業務スピードを上げ、
見逃しを減らす狙いがあります。
やってみると、
めちゃくちゃ効率的なのがわかります。
サクサク対応が必要なメール、必要ないメール、
将来必要なメールが分けられていきます。
全て終わると
- 対応が必要なメール:受信フォルダ
- 必要ないメール:アーカイブフォルダ
- 将来必要なメール:フラグ設定完了
と寄り分けられた状態になります。
対応フェーズ
対応フェーズは
フラグを立てたメールの日程整理
コレから行います。
クイック操作で設定したフラグには
日時設定をしていないので、
まずは日時設定をして忘れない様に調整します。
フラグがたったメール自体は
Todoリストに集まっていますので、
そこでメールを開いて対応してください。
Todoリストが受信トレイ表示されていない場合は
- 受信トレイを選択
- 表示タブを選択
- To Doバーを選択
- タスク(T)にチェックをいれる
コレで表示されるはずです。
フラグの日時整理ができたら、
先ほどと同様に受信トレイの最も古いメールを確認します。
受信トレイに残っているメールは
全て対応が必要なメールです。
順番に対応していきましょう。
一度しっかり読んでいますので、
1周目よりは読むのに時間がかからないでしょう。
対応が完了したら
Ctrl+Rを押して完了報告メールを作成します。
できたらCtrl+enterで送り、
Ctrl+Shift+1で
元メールをアーカイブフォルダに移動します。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
ですので、コレも送りましょう
なお完了報告メールを高速で送る方法は
以下記事を参考にしてください。
過去記事:【爆速】業務完了報告メールが一瞬で送れるOutlook術
以上を繰り返し、
全てのメールが受信トレイから消えましたら
メール業務終了です。
こうすると
受信トレイに
どれだけメールが残っているか?
ということがすぐにわかります!
たったそれだけで必要な内勤量もわかりますし、
残っているメール=対応が必要なメールですので、
やり忘れも起こりません。
毎日決まった時間にメール確認と
フラグをたてたTo Doリストを確認するだけで
業務のやり残しやメールの残対応がなくなります。
あとがき
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/9-1024x633.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2020/08/9-1024x633.png)
私自身本当にOutlookの管理に悩みましたし、
多くの方に迷惑をかけてしまいました。
Outlookの管理には恐らく適性があります。
適性のある人にとってはなんでできないの?
といった感じでしょう。
でもできないんです。
怠けるつもりはないんですけど
できないんです!
この方法はそういった悩みを抱えている
アウトルック不適合者の同胞にとって
福音になりうると思っています。
実際、私自身救われました。
文章ですので
少々わかりにくいところもあったかと存じます。
不明点はがございましたら
問い合わせフォームとTwitterでご質問ください。
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/77e162ac9d02eee5a3b7ec5580a056ec-150x150.png)
減れば嬉しいです!
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
![](https://www.mr-net.info/wp-content/uploads/2022/10/90f80471d9f2632a5d72253a10468423-150x150.png)
様々なスキルが書いてあります!