懇親会幹事マニュアル完全版【新年会,忘年会,送別会,歓迎会も完璧】

喜ぶチクチク
チクチク
飲み会大好き(⋈◍>◡<◍)。✧♡
社畜のチクチクです。

MRをやっていると、非常に多くの社内の懇親会が存在します
新年会、送別会、忘年会、歓迎会…花見や納涼会なんかもあります。

どんな懇親会でも幹事は誰かがやらなくてはいけない訳ですが、
そんな時、新入社員が幹事をするケースが多いのではないでしょうか??

講演会のトレーニングという側面を有しているせいか、特にMRでは多い印象を受けます。

ただ、懇親会の推進ってかなり煩雑&ハードな業務なんです。
嫌だなー自信ないなーって人も多いんじゃないでしょうか?

チク子
調整…調整…調整の連続…
めんどくさい&ハードォォ!!

にもかかわらず、多くの会社では新人に幹事を任せ、
さらにマニュアルはないことがほとんどです。
マニュアルのない初めてやる業務ってすっごいストレスにもなりますし、不備があれば当然叱責されます。
これって非常に不幸なことですよね…理不尽な体育会系企業が抱える闇です。

この記事を読んでくれているアナタもよくわからない幹事業務で困っている…
そんな状態なのではないでしょうか?

そこで今回はこの問題を解決するためにMRとして数々の懇親会をこなしてきた私が
本気の懇親会のマニュアルを作成しました。

本マニュアルの効果
・ありとあらゆる懇親会をこなせるようになります。
・タイミングごとにやることを記載しています。手順で迷いません。
・やるべきことがまとまっていますので、ストレス軽減&時短につながります。
・新入社員がコレをやれば間違いなく一目置かれます。
楽しいチクチク
チクチク
なお今回はありとあらゆる懇親会の基本となる
送別会をとりあげて紹介します。じつは送別会から要らない部分を引いていくと、
ほとんどの会には対応可能です。
チク子
送別会には懇親会の
すべてが詰まっている…

幹事になったらやること3点

幹事になったらやること3点:日程、予算、主賓確認業務

まずは幹事になったら即やるべきこと3点です!!
これは速攻やりましょう!!スピード勝負案件です。
少なくとも幹事決定翌日までに全て済ませましょう。

 

やることは3点です。
全部メール&電話でOKです。

  1. 日程調整
  2. 予算確認
  3. 主賓確認業務
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チクチク
詳細を紹介します。

日程調整

まずは日程調整です。
これが遅れると全てが遅れます。
最近だとLINEの日程調整機能が使いやすいです。

「会社の人のLINEをすべて知らない&会社の人にLINE教えるのは嫌…」って場合は
『調整さん』というサイトがおススメです。

調整さんのHP

会員登録なし&30秒で予定調整用ページとURLが作れます。

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チクチク
こんな感じで入力すると…

 

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チクチク
こんなページがすぐできます。
神サイトです。
チク子
あとは期限設定してURLを送るだけ!!
ご家庭の予定の確認等もあるかと思いますので
当日ではなく翌日中に入力してもらうように期限設定してください。
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チクチク
時期がかぶる送別会だと居酒屋の予約は争奪戦になりがちなので、
日程調整で時間を使ってしまうと死にます…

一次会帰宅者の数も把握しよう

参加者確認の際には二次会に参加できない人も確認しておきましょう。

チク子
子育てとか、家庭の事情とか色々ある
ダイバーシティの時代ですからね。

 

これを確認しておくと二次会参加者数も割り出すことが出来ますので、運営自体も少し楽になります。
調整さんで一次会&二次会を分けて予定調整するか、メールで確認しておきましょう。

楽しいチクチク
チクチク
メールの内容は
一次会で帰宅される人は二次会手配の都合上
教えてくださいでOKです!

案内例文

案内に使う例文もご用意致しましたので、適宜変更してお使いください!

営業所の皆様

お疲れ様です。
今回、送別会の幹事を任されました〇〇です。
誠心誠意がんばります。

早速ですが、
送別会開催日と1次会、2次会の参加者数を
調整&確認させていただきます。

【ご依頼事項】
・以下URLより皆様の参加できる日をご入力ください。
・1次会で帰宅予定の方は、その旨をこのメールにご返信ください。
→入力用URL(ここに調整さんのURLを添付)

【締め切り】
繁忙期ということもあり、会場取得の都合上
恐縮ですが明日中とさせていただきます。以上お忙しい中
お手数ですがよろしくお願いします。送別会幹事
〇〇

予算決定

予算は上司に確認するメールを送っておきましょう。
上長許可を取っておけば後から無用なトラブルに発展することを防ぐことができます。

 

ほとんどの場合4,000円から6,000円ですので『予算は6,000円以下でいいですか?』と確認しましょう。
送別の品を送る場合は1人当たり1,000円程度徴収することが多いです。その旨も併せて確認しましょう。

その他にも送別のお花の予算組みも必要です。

楽しいチクチク
チクチク
送別品やお花等の予算は営業所にプールしているお金がある場合もあるので、
その点も併せて確認しましょう。
予算関係で確認すること
・上長の予算承諾
・送別の品を送る場合の徴収金額の相談
・お花の予算の確認
・営業所にプールしているお金の有無

主賓確認事項

じつは主賓に確認する業務は3つに分かれています。
どちらにせよメールは送る内容ですので、3点あわせて送ってしまいましょう。

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チクチク
食の好み、送別品、花です!!

 

主賓の好みの把握

主賓(送別者)がいる場合はまずは食の好みを把握しましょう。

下記3点を確認するメールを送ってください。

  • 食べたいもの
  • 食べられないもの
  • 行きたいお店の候補(3店くらい)
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チクチク
ちょっとした手間ですが、
やっておくと会のクオリティが間違いなく1ランク上がります。

 

送別品は何がいいか確認&手配

食の好みを把握するときに併せて送別品も何がいいか確認しましょう。
ちょっと考えさせてという場合は1週間後に期限を設定して再度確認しましょう。

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チクチク
緊急性は低いですが、
併せてやっておいた方が
後々楽な仕事なのでやってしまいましょう。

生花でいいか、生花は嫌か

最後はお花の手配です。
これは、先輩や内勤のスタッフに教えて貰ってよく使うお店を把握してください。

その上で即手配してしまいましょう。
ただ生花にするか否かは確認しておいた方がよいです。

引っ越しを伴う場合は生花は明らかにゴミになってしまいますし、
男性だと花瓶を持っていないケースも多いです。
そういったケースではスワッグやリース等を使いましょう。

安いものだと3,000円~5,000円程度です。

派手さはなくなりますが、転勤時も邪魔にならず
思い出として長期保有できますので非常におススメです。

ちなみに私はHito Hanaさんをよく使います。
翌日まで送料無料&手頃、そしてデザインめっちゃ多いので一度覗いてみてください。

→午前12時までの注文で花束・ブーケを最短翌日配送【HitoHana(ひとはな)】

チク子
忙しい幹事にとって
即配達のメリットは本当に大きい

主賓への送付メール文例

楽しいチクチク
チクチク
簡単に主賓に送るメールの例文も紹介します。

○○様

この度はご栄転誠におめでとうございます。
この度、僭越ながら私が幹事をつとめさせていただきます。

早速で恐縮ですが、
会の運営にあたり下記5点をお教えいただけませんでしょうか。
なお恐縮ですが会の都合もございますので

前半3つは明日までにお答えいただけますと幸いです
(恐縮ですが後半2つも今週中にお願いします)

【ご確認させていただく内容】

  1. 食べたいもの
  2. 食べられないもの
  3. 行きたいお店の候補(3店舗くらい)
  4. 送別品のご希望(予算は○○円程度です)
  5. 送別のお花は生花を用意して良いでしょうか?
    邪魔にならないスラッグやリースでも対応できます。

転勤の準備でお忙しい中、恐縮ですがよろしくお願いします。

送別会幹事 ○○

チク子
状況にあわせて変更して使ってください!

日程、出席者数が決まったらやること3点

日程、出席者数が決まったらやること3点:予約&根回し

日程&参加者等が決まりましたら実際の予約業務に進んでいきます。
滞りなく進めるためにも幹事決定から2−3日後くらいにはこの業務を始めたいところです。

行う業務は下記4点です。

  1. 会場の予約(一次会&二次会)
  2. タクシーの予約
  3. 挨拶者、送別品を渡す人の根回し

会場の予約(一次会&二次会)

まずは会場手配です。
先ほど軽く触れましたが、世の中の送別会、歓迎会、納会等は皆、同じ時期に行います。

早く予約しないと希望のお店は取れなくなることがほとんどです。
それどころか会場が取れなくなるリスクもあります。

即手配は絶対に必要な条件です。

直前までお店が決まらなくて電話しまくるのは最悪です。
早く予約してしまった方が肉体精神ともに圧倒的に楽になります。

お店に関しては、

  • 主賓の希望がある場合はその店から電話する。
  • ない場合は営業所の先輩に確認する

上記対応で問題ありません。

喜ぶチクチク
チクチク
なお予約時には
下記2点を忘れないように注意してください。

 

 

  1. 予算は確実に伝える。オーバーしないように飲み放題にする。
    または金額が超えそうになったら注文を止める様に手配する。
  2. 主賓の食べたいもの、食べられないものは間違えなく伝える。
    (ここで冒頭の確認が活きてきます)

タクシーの予約

つづいてタクシーの予約です。
これは必須ではありませんが、やっておくと会がスムーズに進みます。

一次会で帰る人のタクシーを
会の終了みこみ時間の10分後に呼んでおきましょう。

多くの懇親会はダラダラと長期間続きがちです。
気づいたらニ次会予約時間を大きく過ぎることもままあります。

このケースの理由のほとんどがキッカケがないだけなんです。

なのでタクシーを呼んでおくことで
強制的に一次会を終わらせるキッカケを作ることが出来、
スムーズに二次会に移行できます。

あ、タクシーきました!!
一次会帰宅の方もいるので移動しましょう!

この一言でカタがつきます!!
根回し無用でとっても楽チンです(^o^)

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チクチク
なお電車帰宅エリアの場合は、案内状や式次第に
ちょうどいい時間の特急列車や電車の時間を記載しておけば大丈夫です。

挨拶者、送別品を渡す人の根回し

送別会の進行には通常4つの挨拶があります。

  1. 乾杯の挨拶
  2. 送別者に贈る言葉
  3. 送別者挨拶
  4. 中締め挨拶

この4つです。

 

基本的には挨拶をする人は決まっています。

  1. 乾杯の挨拶:上長やリーダー
  2. 送別者に贈る言葉:かかわりが深い人
  3. 送別者挨拶:送別者
  4. 中締め挨拶:年長者や上長

たまに当日挨拶依頼をする人がいますが、
これはかなり、リスキーです。
絶対やめてください!!

いきなりできる人もいますが、しっかり考えて伝えたい人がほとんどです。
さらに当日だと意外と断られてしまって直前まで決まらない!!という悲劇も生みかねません。

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紹介した通り、挨拶する人は役職で決まっているので、
会場手配の段階で打診してしまいましょう。
メールでもいいですが、営業所内ならば
ショートメールやラインでカンタンにお願いしても大丈夫です。

懇親会の1週間前までにやること3点

1週間前までにやること3点:作成、案内、会計業務

最後の3点は1週間前までに終わらせましょう!
これが終われば安心して過ごせます。

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チクチク
内容は作成、案内、会計です。
  1. 作成業務
  2. 案内業務
  3. 事前会計の依頼と実施

作成業務

案内状と式次第を作成しましょう。
イラナインジャネ?という言葉も聞こえてきそうですが、
これがあると重厚感がでますし、全体をコントロールしやすくなります。

なによりテンプレを使えば作成自体は両方合わせて30分程度で出来てしまう簡単な業務です。

テンプレは色々なところに転がっていますが、
おススメは何といってもCanvaです。

Canvaは『デザインで生産性を向上』を目的としたサービスで
非常に多くのテンプレートが揃っています。

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チクチク
デザインセンスあふれる案内状と
式次第のテンプレがたくさん用意されています。

案内状サンプル

チク子
Canvaについては過去記事で
詳しく紹介していますのでご確認ください。

なお作成した式次第と案内状は
会場となる飲食店にもあらかじめ渡しておいてください。
(早めに会場に行って当日でも大丈夫です)

式次第を渡しておくことで
料理を提供するタイミング等を調整してくれますので、より滞りなく進みます。

案内業務

作成した案内状は1週間前に1度、当日に1度の合わせて2回送りましょう。
案内状がある場合はグーグルマップの位置情報と
事前会計の依頼(後述します)を合わせてメールで送れば大丈夫です。

当日に送るリマインドメールはまったく同じメールの再送で構いませんが、
忘れるといけないので送信予約までしてしまった方がいいかもしれません。

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みてなーいって人間が出てくることがあるので再送は必須ですよ

事前会計の依頼と実施

案内メールには事前会計の依頼を必ず入れましょう。
会計は事前が鉄則です!!なぜかと言うと、

当日はみんな酔っぱらうからです。

酔っぱらった状態での会計は、
『足りない』や『多い』、『払った払っていない』問題が必発します。

さらに会計を行うあなた自身も酔っぱらうわけです、
貰っていないのに貰ったと勘違いしてしまうケースも想定されます。

そうなると自腹を切るのはあなたです!!

最悪じゃないですか?

ここまで準備した挙句、
自腹も切らなきゃならないなんて本当に最悪ですよね。

こんな最悪の事態を避けるためにも事前会計は必須です。

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チクチク
集金袋にメンバーの名前を書いて集めて回りましょう!!
チク子
ネット銀行振り込みとかを
活用してもいいかもしれません。

案内業務メール例文

営業所の皆様

お疲れ様です。
きたる送別会の日時、場所が決定しましたので
お知らせさせていただきます。

日時:○月◯日:○時〜
場所:〇〇市〇〇町:店名:〇〇
Googleマップデータ→URL
案内状&式次第→データ添付

開会の前に参加費の集金もさせていただきますので
15分前にはご集合ください。

また現段階で都合が悪くなった方はお知らせください。

幹事:〇〇

翌日行うこと:御礼&会計報告メール

翌日行うこと:御礼&会計報告メール

会が終わって終了かと思いきや、翌日まで業務は続きます。
御礼と会計報告メールを送りましょう!!

御礼に関しては送別者、挨拶者への御礼が伝わればOKです。

会計は領収書を添付の上、いくら集めて、いくら使ったのか、余ったのか報告します。
集めたお金が変な使われ方がされていないこと、余ったお金の用途がわかればOKです。

自分で払ったお金がちゃんと使われたかって気になる人もいますよね?

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チクチク
お金を集めて使った場合、
それがどのように使われたか報告するのは責務です。
チク子
うるさく先輩もいますので、
しっかりやっておきましょう。

会計報告例文

みなさま

昨日は送別会お疲れ様でした。
そして拙い幹事業務にご協力いただきありがとうございます。

〜ココに送別者と挨拶者への感謝の言葉を端的に記載〜

最後に会計報告をさせていただきます。
集金額:◯◯◯◯円×◯人=◯◯◯◯◯円
経費:飲食代:◯◯◯◯◯円
:送別品:◯◯◯◯円
:花代:◯◯◯◯円
:雑費:◯◯◯◯円
経費計:◯◯◯◯◯円
差額:集金-経費計=◯円
(ココに領収書PDFデータを添付)

差額は営業所会費に加えさせていただきます。
皆様ありがとうございました!

幹事:〇〇
楽しいチクチク
チクチク
会計報告は送別者には送らない様にね!
金額わかると気持ちよくない人もいますし…

+αの業務

+αの業務

会社によって違うので今回はあえて入れなかった+αの業務を最後に紹介します。

それは送別の色紙や宴会芸の手配です。
営業所の歴史なんかにもよって異なるので、こちらは先輩に確認してください。

楽しいチクチク
チクチク
なお宴会芸についても過去記事で取り上げています。
ご確認ください。

過去記事:宴会を盛り上げるために必要な3つのこと【MRがやっている宴会芸】

あとがき

あとがき

今回は私のMRとしての懇親会ノウハウを紹介させていただきました。
余計だなーって思われることも多いでしょうが、理由を記載した通りどれも何らかの目的が隠れています。

これをすべてやるのはかなり大変ですが、タイミングをしっかりとってやれば意外とすぐに終わります。
すべてこなせれば、おそらく新人としては相当高く評価されます。

喜ぶチクチク
チクチク
ぜひ活用してみてください。

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