チクチク飲み会大好き(⋈◍＞◡＜◍)。✧♡
社畜のチクチクです。
MRをやっていると、
非常に多くの社内の懇親会が存在します
- 新年会
- 送別会
- 忘年会
- 歓迎会
チクチク花見や納涼会
なんかもあります。
どんな懇親会でも
幹事は誰かがやる訳ですが、
実際は、新入社員が
幹事をするケースが多いのではないでしょうか？？
講演会のトレーニングという側面をあるので
特にMRでは多い印象を受けます。
ただ、懇親会の推進って
かなり煩雑＆ハードな業務なんです。
嫌だなー自信ないなー
って人も多いんじゃないでしょうか？
ドチク子調整…調整…調整の連続…
めんどくさい＆ハードォォ！！
にもかかわらず、
多くの会社では新人に幹事を任せ、
さらにマニュアルはないです。
基本的にセンスと口伝で行われます。
マニュアルのない初めてやる業務って
すっごいストレスにもなりますし、
不備があれば当然叱責されます。
これって非常に不幸なことですよね…
理不尽な体育会系企業が抱える闇です。
この記事を読んでくれているアナタも
よくわからない幹事業務で困っている…
そんな状態なのではないでしょうか？
そこで今回はこの問題を解決するために
MRとして数々の懇親会をこなしてきた私が
本気の懇親会のマニュアルを作成しました。
チクチクコロナ禍で
この辺りの文化が途切れて
2−3年目でも
わからない人多いですよね？
本マニュアルの効果
・ありとあらゆる懇親会をこなせるようになります。
・タイミングごとにやることを記載しています。手順で迷いません。
・やるべきことがまとまっていますので、ストレス軽減＆時短につながります。
・新入社員がコレをやれば間違いなく一目置かれます。
チクチクなお今回は
ありとあらゆる懇親会の
基本となる送別会を
とりあげて紹介します。
送別会から
要らない部分を引いていくと、
ほとんどの会には対応可能です。
チク子送別会には懇親会の
すべてが詰まっている…
幹事になったらやること3点
まずは幹事になったら
即やるべきこと３点です！！
これは速攻やりましょう！！
スピード勝負案件です。
少なくとも幹事決定翌日までに
全て済ませましょう。
やることは3点です。
全部メール＆電話でOKです。
- 日程調整
- 予算確認
- 主賓確認業務
日程調整
まずは日程調整です。
これが遅れると全てが遅れます。
最近だとLINEの日程調整機能が使いやすいです。
「会社の人のLINEをすべて知らない&会社の人にLINE教えるのは嫌…」って場合は
『調整さん』というサイトがおススメです。
会員登録なし＆30秒で
予定調整用ページとURLが作れます。
チクチクこんな感じで入力すると…
チクチクこんなページがすぐできます。
神サイトです。
あとは期限設定して
URLを送るだけ！！
ご家庭の予定の確認等もあるかと思いますので
当日ではなく翌日中に
入力してもらうように期限設定してください。
一次会帰宅者の数も把握しよう
参加者確認の際には
二次会に参加できない人も確認しておきましょう。
チク子子育てとか、家庭の事情とか
色々あるダイバーシティ対策
これを確認しておくと
二次会参加者数も割り出すことが出来ますので、
運営自体も少し楽になります。
調整さんで一次会＆二次会を
分けて予定調整するか、
メールで確認しておきましょう。
チクチクメールの内容は
一次会で帰宅される人は
二次会手配の都合上
教えてくださいでOKです！
案内例文
案内に使う例文もご用意致しましたので、
適宜変更してお使いください！
営業所の皆様
お疲れ様です。
今回、送別会の幹事を任されました〇〇です。
誠心誠意がんばります。
早速ですが、
送別会開催日と1次会、2次会の参加者数を
調整&確認させていただきます。
【ご依頼事項】
・以下URLより皆様の参加できる日をご入力ください。
・１次会で帰宅予定の方は、その旨をこのメールにご返信ください。
→入力用URL（ここに調整さんのURLを添付）
【締め切り】
繁忙期ということもあり、会場取得の都合上
恐縮ですが明日中とさせていただきます。以上お忙しい中
お手数ですがよろしくお願いします。送別会幹事
予算決定
予算は上司に確認する
メールを送っておきましょう。
上長許可を取っておけば
後から無用なトラブルに
発展することを
防ぐことができます。
チクチク最悪上司のせいにできます！
ほとんどの場合4,000円から6,000円ですので
『予算は6,000円以下でいいですか？』
と確認しましょう。
送別の品を送る場合は
１人当たり1,000円程度徴収することが多いです。
その旨も併せて確認しましょう。
その他にも
送別のお花の予算組みも必要です。
チクチク送別品やお花等の予算は
営業所にプールしている
場合もあるので、
その点も併せて確認しましょう。
主賓確認事項
じつは主賓に確認する業務は
3つに分かれています。
どちらにせよメールは送る内容ですので、
3点あわせて送ってしまいましょう。
チクチク食の好み、送別品、花です！！
主賓の好みの把握
主賓(送別者)がいる場合は
まずは食の好みを把握しましょう。
下記3点を確認するメールを送ってください。
- 食べたいもの
- 食べられないもの
- 行きたいお店の候補(３店くらい)
チクチクちょっとした手間ですが、
やっておくと会のクオリティが
間違いなく1ランク上がります。
送別品は何がいいか確認＆手配
食の好みを把握するときに併せて
送別品も何がいいか確認しましょう。
ちょっと考えさせてという場合は
1週間後に期限を設定して再度確認しましょう。
チクチク緊急性は低いですが、
併せてやっておいた方が
後々楽な仕事なので
やってしまいましょう。
生花でいいか、生花は嫌か
最後はお花の手配です。
これは、先輩や内勤のスタッフに教えていただき
よく使うお店を把握してください。
その上で即手配してしまいましょう。
ただ生花にするか否かは
確認しておいた方がよいです。
引っ越しを伴う場合は
生花は明らかにゴミになってしまいますし、
男性だと花瓶を持っていないケースも多いです。
そういったケースでは
スワッグやリース等を使いましょう。
安いものだと3,000円～5,000円程度です。
派手さはなくなりますが、転勤時も邪魔にならず
思い出として長期保有できますので
非常におススメです。
ちなみに私はHito Hanaさんをよく使います。
翌日まで送料無料＆手頃、
そしてデザインめっちゃ多いので
一度覗いてみてください。
→午前12時までの注文で花束・ブーケを最短翌日配送【HitoHana（ひとはな）】
チク子ガラスドーム付きのタイプは
埃がたまらないので
一番いいです！
主賓への送付メール文例
チクチク簡単に主賓に送る
メールの例文も紹介します。
○○様
この度はご栄転誠におめでとうございます。
この度、僭越ながら私が幹事をつとめさせていただきます。
早速で恐縮ですが、
会の運営にあたり下記5点をお教えいただけませんでしょうか。
なお恐縮ですが会の都合もございますので
前半3つは明日までにお答えいただけますと幸いです
(恐縮ですが後半2つも今週中にお願いします)
【ご確認させていただく内容】
- 食べたいもの
- 食べられないもの
- 行きたいお店の候補(3店舗くらい)
- 送別品のご希望(予算は○○円程度です)
- 送別のお花は生花を用意して良いでしょうか？
邪魔にならないスラッグやリースでも対応できます。
転勤の準備でお忙しい中、恐縮ですがよろしくお願いします。
送別会幹事 ○○
チクチク状況にあわせて変更して使ってください！
日程、出席者数が
決まったらやること3点
日程＆参加者等が決まりましたら
実際の予約業務に進んでいきます。
滞りなく進めるためにも
幹事決定から2−3日後くらいには
この業務を始めたいところです。
行う業務は下記３点です。
- 会場の予約(一次会＆二次会)
- タクシーの予約
- 挨拶者、送別品を渡す人の根回し
会場の予約(一次会＆二次会)
まずは会場手配です。
先ほど軽く触れましたが、
世の中の送別会、歓迎会、納会等は
同じ時期に行います。
早く予約しないと希望のお店は
取れなくなることがほとんどです。
それどころか
会場が取れなくなるリスクもあります。
即手配は絶対に必要な条件です。
直前までお店が決まらなくて
電話しまくるのは最悪です。
早く予約してしまった方が
肉体精神ともに圧倒的に楽になります。
お店に関しては、
- 主賓の希望がある場合はその店から電話する。
- ない場合は営業所の先輩に確認する
上記対応で問題ありません。
チクチクなお予約時には
下記2点を忘れないように
注意してください。
- 予算は確実に伝える。オーバーしないように飲み放題にする。
または金額が超えそうになったら注文を止める様に手配する。 - 主賓の食べたいもの、食べられないものは間違えなく伝える。
(ここで冒頭の確認が活きてきます)
タクシーの予約
つづいてタクシーの予約です。
これは必須ではありませんが、
やっておくと会がスムーズに進みます。
一次会で帰る人のタクシーを
会の終了みこみ時間の
10分後に呼んでおきましょう。
多くの懇親会はダラダラと長期間続きがちです。
気づいたらニ次会予約時間を
大きく過ぎることもままあります。
このケースの理由のほとんどが
キッカケがないだけなんです。
なのでタクシーを呼んでおくことで
強制的に一次会を終わらせる
キッカケを作ることが出来、
スムーズに二次会に移行できます。
あ、タクシーきました！！
一次会帰宅の方もいるので
移動しましょう！
この一言でカタがつきます！！
根回し無用でとっても楽チンです(^o^)
チクチクなお電車帰宅エリアの場合は、
案内状や式次第に
ちょうどいい時間の
特急列車や電車の時間を
記載しておけば大丈夫です。
挨拶者、送別品を渡す人の根回し
送別会の進行には通常4つの挨拶があります。
- 乾杯の挨拶
- 送別者に贈る言葉
- 送別者挨拶
- 中締め挨拶
この4つです。
基本的には挨拶をする人は決まっています。
- 乾杯の挨拶：上長やリーダー
- 送別者に贈る言葉：かかわりが深い人
- 送別者挨拶：送別者
- 中締め挨拶：年長者や上長
たまに当日挨拶依頼をする人がいますが、
これはかなり、リスキーです。
絶対やめてください！！
いきなりできる人もいますが、しっかり考えて伝えたい人がほとんどです。
さらに当日だと意外と断られてしまって直前まで決まらない！！
という悲劇も生みかねません。
チクチク紹介した通り、挨拶する人は
役職で決まっているので、
会場手配の段階で
打診してしまいましょう。
メールでもいいですが、
営業所内ならば
ショートメールやラインで
カンタンにお願いしても
大丈夫です。
懇親会の1週間前までにやること3点
最後の3点は1週間前までに終わらせましょう！
これが終われば安心して過ごせます。
チクチク内容は作成、案内、会計です。
- 作成業務
- 案内業務
- 事前会計の依頼と実施
作成業務
案内状と式次第を作成しましょう。
イラナインジャネ？
という言葉も聞こえてきそうですが、
これがあると重厚感がでますし、
全体をコントロールしやすくなります。
なによりテンプレを使えば作成自体は両方合わせて
30分程度で出来てしまう簡単な業務です。
テンプレは色々なところに転がっていますが、
おススメは何といってもCanvaです。
Canvaは『デザインで生産性を向上』
することを目的としたサービスで
非常に多くのテンプレートが揃っています。
チクチクデザインセンスあふれる案内状と
式次第のテンプレが
たくさん用意されています。
なお作成した式次第と案内状は
会場となる飲食店にも
あらかじめ渡しておいてください。
(早めに会場に行って当日でも大丈夫です)
式次第を渡しておくことで
料理を提供する
タイミング等を調整してくれますので、
より滞りなく進みます。
案内業務
作成した案内状は1週間前に1度、
当日に1度の合わせて2回送りましょう。
案内状がある場合はグーグルマップの位置情報と
事前会計の依頼(後述します)を合わせてメールで送れば大丈夫です。
当日に送るリマインドメールはまったく同じメールの再送で構いませんが、
忘れるといけないので送信予約までしてしまった方がいいかもしれません。
チクチクみてなーいって人間が
絶対出てきます。
再送は必須ですよ
ドチク子こう言う人って
なぜかメール検索すら
しないのよね
事前会計の依頼と実施
案内メールには
事前会計の依頼を必ず入れましょう。
会計は事前が鉄則です！！なぜかと言うと、
当日は
みんな酔っぱらうから。
酔っぱらった状態での会計は、
『足りない』や『多い』、
『払った払っていない』問題が必発します。
さらに会計を行うあなた自身も
酔っぱらうわけです、
貰っていないのに貰ったと
勘違いしてしまうケースも想定されます。
そうなると
自腹を切るのはあなたです！！
最悪じゃないですか？
ここまで準備した挙句、
自腹も切らなきゃならないなんて
本当に最悪ですよね。
こんな最悪の事態を避けるためにも
事前会計は必須です。
チクチク集金袋にメンバーの名前を書いて
集めて回りましょう！！
PAYPAYでも可です！
案内業務メール例文
営業所の皆様
お疲れ様です。
きたる送別会の日時、場所が決定しましたので
お知らせさせていただきます。
日時：○月◯日：○時〜
場所：〇〇市〇〇町：店名：〇〇
Googleマップデータ→URL
案内状&式次第→データ添付
開会の前に参加費の集金もさせていただきますので
15分前にはご集合ください。
また現段階で都合が悪くなった方はお知らせください。
幹事：〇〇
翌日行うこと:御礼＆会計報告メール
会が終わって終了かと思いきや、
翌日まで業務は続きます。
御礼と会計報告メールを送りましょう！！
御礼に関しては送別者、
挨拶者への御礼が伝わればOKです。
会計は領収書を添付の上、
いくら集めて、いくら使ったのか、余ったのか報告します。
集めたお金が
変な使われ方がされていないこと、
余ったお金の用途がわかればOKです。
自分で払ったお金が
ちゃんと使われたかって
気になる人もいますよね？
チクチクお金を集めて使った場合、
それがどのように使われたか
報告するのは責務です。
会計報告例文
みなさま
昨日は送別会お疲れ様でした。
そして拙い幹事業務にご協力いただきありがとうございます。
〜ココに送別者と挨拶者への感謝の言葉を端的に記載〜
最後に会計報告をさせていただきます。
集金額：◯◯◯◯円×◯人＝◯◯◯◯◯円
経費：飲食代：◯◯◯◯◯円
：送別品：◯◯◯◯円
：花代：◯◯◯◯円
：雑費：◯◯◯◯円
経費計：◯◯◯◯◯円
差額：集金-経費計＝◯円
（ココに領収書PDFデータを添付）
差額は営業所会費に加えさせていただきます。
皆様ありがとうございました！
幹事：〇〇
チクチク会計報告は送別者には
送らないでね！
金額わかると
気持ちよくない人もいますし…
＋αの業務
会社によって違うので
今回はあえて入れなかった
＋αの業務を最後に紹介します。
それは送別の色紙や宴会芸の手配です。
営業所の歴史にもよって異なるので
こちらは先輩に確認してください。
チク子なお宴会芸についても
過去記事で取り上げています。
ご確認ください。
あとがき
今回は私のMRとしての
懇親会ノウハウを紹介させていただきました。
余計だなーって思われることも多いでしょうが、
理由を記載した通り
どれも何らかの目的が隠れています。
これをすべてやるのはかなり大変ですが、
タイミングをしっかりとってやれば
意外とすぐに終わります。
すべてこなせれば、
おそらく新人としては相当高く評価されます。
チクチクぜひ活用してみてください。
